By Nicholas Cox
Dieser Artikel wurde von Peter Wilson bei Inlumi verfasst.
Lange Zeit war Oracle Hyperion Financial Management (HFM die führende Konsolidierungs-Enterprise-Performance-Management (EPM)-Lösung. Warum? Ganz einfach, HFM war sowohl ein zuverlässiges Werkzeug zur Erstellung konsolidierter Abschlüsse als auch ein Hauptwerkzeug für die größten Unternehmen auf den weltweiten Märkten. Dann wurde HFM zum sprichwörtlichen Hammer, bei dem jedes Problem als Nagel betrachtet wurde – was bedeutet, dass Unternehmen, die HFM nutzten, jeden Finanzprozess als Konsolidierung betrachteten. Viele Unternehmen begannen, HFM für Planungsprozesse zu nutzen, nur um seine Begrenzungen zu erkennen.
OneStream wurde ohne diese Einschränkungen entwickelt – sowohl als Plattform als auch als Lösung, die für Konsolidierungen konzipiert ist. OneStream unterstützt von Haus aus die Planungs- und Prognoseprozesse, erweitert sich jedoch durch modernste Architektur auch auf andere Anwendungsfälle.
Viele Unternehmen wenden sich nun an OneStream, um Folgendes zu tun:
1. Die Menge an Abstimmungen zwischen konsolidierten Ist-Daten und Prognosen sowie Plänen zu verringern.
2. Prozesse mit einem Workflow innerhalb des Systems zu unterstützen, der mit der Art und Weise übereinstimmt, wie Unternehmen ihre Daten sammeln, berechnen und berichten.
In diesem Blog haben wir mit einigen unserer Kunden gesprochen, die den Wechsel von HFM zu OneStream vollzogen haben, um ihre Perspektiven zu diesem Prozess und den Veränderungen, die jeder von ihnen erlebt hat, zu erfahren.
Der Finanzleiter
Ein großes Einzelhandelsunternehmen in den nordischen Ländern.
Eine große Herausforderung mit HFM war, dass sich das Geschäft nach der Implementierung der Lösung erheblich verändert hatte. Dann löste die Diskussion über den Lebenszyklus von HFM Gespräche darüber aus, was funktionierte und was nicht. Infolgedessen stellte die Organisation ihre größten Schmerzpunkte fest: die mehrfachen Datenintegrationen, Umstellungen, Aktualisierungen der Stammdaten, Datenbewegungen zwischen HFM sowie Planungs- und Abstimmungsprobleme. Wenn das Ziel war, voranzukommen, musste die Organisation all diese Probleme angehen, und eine moderne Plattform war immer entscheidend.
Ein weiteres Problem mit HFM ist die Fragmentierung der Berichterstattung und die begrenzte Echtzeit-Einblicke aufgrund der Unfähigkeit von HFM, in die Quelldaten abzutauchen. Wenn Berichts-Pakete mit Diagrammen und anderen Grafiken erstellt werden müssen, müssen die Daten extrahiert und in eine andere Anwendung eingefügt werden, um Berichte zu erstellen.
Der Umstieg von HFM ist ein großer Schritt für ein Unternehmen, das sich auf HFM als primäres System für vertrauenswürdige Daten für die regulatorische Berichterstattung verlassen hat. Auch wenn bekannt war, dass die Technologie nicht mehr führend war und die Sorge um das Ende von HFM bestand, war die Entscheidung immer noch nicht einfach zu treffen. Aber voranzukommen ist ohne diesen ersten Schritt letztlich unmöglich.
Die Implementierung von OneStream hat letztlich einen grundlegenden Wandel in der Art und Weise eingeleitet, wie das Unternehmen Daten konsumiert. Da OneStream eine einheitliche Plattform ist, ist die Datensammlung und Berichterstattung nun nahtlos. OneStream bietet wirklich eine einzige, verlässliche Quelle der Wahrheit für Finanzdaten. Außerdem ist es ein echter Vorteil, weniger auf Drittanbietertools angewiesen zu sein.
Auch das Reporting hat sich erheblich verbessert. Nach dem Wechsel zu OneStream fließen Echtzeit-Einblicke nun in die Szenarioplanung ein, um sich an veränderte Marktbedingungen und organisatorische Bedürfnisse anzupassen.
Die Skalierbarkeit ist ebenfalls kein Problem mehr, und Systemaktualisierungen sind viel reibungsloser und weniger zeitaufwändig. Das gilt sowohl für die Anpassung an neue Einheiten, die Hinzufügung neuer Währungen oder die Erweiterung der Funktionalität, um neue Vorschriften zu erfüllen.
Laut dem CFO fühlt sich das Team, als ob OneStream Zeit freigesetzt hat, sodass sie sich mehr auf die Strategie und weniger auf die operative Arbeit konzentrieren können. Der Monatsabschluss erfolgt auch schneller, was ein direkter Effekt der größeren Transparenz darüber ist, wie die Zahlen berechnet werden. Darüber hinaus hat sich die Entscheidungsfindung verbessert und das Modellieren der finanziellen Auswirkungen von Änderungen im Unternehmen, wie z.B. Akquisitionen oder Investitionen, geht nun viel schneller.
Der größte Vorteil ist jedoch das Gefühl, die Kontrolle über die Zahlen zu haben. Die regulatorische Compliance ist jetzt weniger problematisch, und die Berichterstattung unter verschiedenen Berichtssystemen ist transparent und unkompliziert.
Das Wichtigste, was die Nutzer aus der Implementierung gelernt haben, war, sicherzustellen, dass die notwendige Arbeit im Vorfeld erledigt wurde. Zum Beispiel wurden alle Teammitglieder freigestellt, um sich auf das Projekt zu konzentrieren und in OneStream geschult zu werden. Diese Schritte stellten sicher, dass jeder einen bedeutenden Beitrag zur Gestaltung der Lösung leisten konnte. Dennoch war die Datenmigration etwas herausfordernd, da nur die Daten migriert werden mussten, die für das benötigte Reporting erforderlich waren. Die meisten Nutzer entscheiden sich, nur ein Jahr für vergleichende Daten zu verwenden, um die Zeit für das Abgleichen zunehmend veralteter Daten zu reduzieren.
Für andere CFOs, die OneStream implementieren, wird empfohlen, den Umstieg von HFM als einen großen kulturellen Wandel zu betrachten. CFOs sollten auch alle Beteiligten auf eine gemeinsame Reise mitnehmen, einschließlich Teams wie IT, Administratoren und Nutzern.
Die Nutzer
Die Nutzer hatten zunächst eine positive Meinung über HFM, zumindest direkt nach der Implementierung. Mit der Zeit jedoch betrachteten die Nutzer HFM als starr und stark auf technischen Support für Anpassungen angewiesen (z. B. Änderungen an Formularen).
HFM war gut als zentrales Repository, das als einzige Datenquelle diente, aber immer mehr Aufgaben erforderten manuelle Offline-Arbeiten in Excel. Während Excel bei Buchhaltern immer beliebt sein wird, waren die Aufgaben, die die Nutzer erledigen mussten, Dinge, die OneStream viel besser handhaben konnte. Die Nutzer fanden auch, dass die Untersuchung von Dateninkonsistenzen mit den nativen Drill-Down- und Drill-Through-Funktionen viel einfacher war, um Daten bis zur Quelle zu untersuchen.
Ein weiterer wichtiger Vorteil, den die Nutzer hervorhoben, waren die Workflows. Hier ist, was den Nutzern gefiel:
1. Sie wurden durch die Schritte im Reporting-Prozess geführt – beispielsweise beim Import von Quelldaten aus dem Hauptbuch oder der Bereitstellung von Analysen zu Bilanzbewegungen.
2. Es wurde nur der relevante Workflow für die Entitäten angezeigt, über die berichtet wurde.
3. Die Workflows waren unterteilt in die Eingabe von Daten und das Überprüfen von Ebenen, um sicherzustellen, dass die Daten vollständig und korrekt sind.
5. Intercompany-Reconcilation Reports waren direkt in den Überprüfungsworkflow integriert.
4. Die Nutzer konnten Daten einfach freigeben.
Über diese Vorteile hinaus war einer der wichtigsten Unterscheidungsmerkmale von OneStream die „Erweiterbarkeit“ der Dimensionen (d. h. der Konten und anderer Datenteile). In den meisten OneStream-Lösungen werden Dimensionen erweitert, um die Datensammlung und -berechnung effizienter zu gestalten. Diese Effizienz sorgt für ein schlankes Datenmodell, das schnellere Berichte ermöglicht, während der Zugang zu allen Daten in der Anwendung erhalten bleibt.
Die Möglichkeit, mehrere Geschäftsbereiche einzubeziehen und spezifische Planungs- und Reporting-Modelle durch diese erweiterten Dimensionen zu integrieren, gibt die Kontrolle über die Stammdaten den relevanten Verantwortlichen des Prozesses und nicht einem Gruppenadministrator. Diese Kontrolle verhindert auch Störungen des Unternehmensdatenmodells und der Berichterstattung.
Laut den Nutzern war die Erweiterbarkeit anfangs ein schwieriges Konzept, aber mittlerweile denken sie nicht mehr darüber nach. Die Daten, die sie brauchen, sind genau dort, wo und wann sie sie brauchen, und die Berichte können einfach Diagramme einbeziehen und schnell und einfach aktualisiert werden.
Der Übergang von HFM zu OneStream wurde durch einige Faktoren erleichtert:
1. Schulung: Nutzer erhielten zu Beginn des Projekts Schulungen, um OneStream zu implementieren, was ihnen das nötige Wissen vermittelte, um zur Gestaltung beizutragen und den Übergang zu OneStream zu erleichtern.
2, Zusatzfunktionen im Excel-Add-In: Die zusätzlichen Funktionen bedeuteten, dass fast alle OneStream-Funktionen in Excel verfügbar waren. Das Drill-Down von Daten direkt aus Excel wurde von einigen Nutzern erwähnt. Insgesamt empfanden die Nutzer die Dateneingabe und das Reporting als sehr intuitiv.
Die wichtigste Erkenntnis aus dem Umstieg auf OneStream ist die Erkenntnis, wie viel Zeit mit der Validierung von korrekten Daten und manuellen Anpassungen verbracht wurde. Die Nutzer gewöhnten sich schnell an die OneStream-Plattform und wurden dadurch effizienter in ihrer Arbeit. Besonders konnten die Nutzer OneStream an ihre Prozesse anpassen und verbessern. Technologie ist wichtig, aber nicht das Einzige, was in EPM zählt.
Letztlich fühlt sich OneStream intelligenter an als HFM. Die Nutzung von HFM ließ es so wirken, als ob Daten passiv konsumiert und dann berichtet wurden. Mit OneStream gibt die Plattform den Nutzern die Möglichkeit, mehr aus ihren Daten herauszuholen.
Systemadministratoren
Systemadministratoren haben ihr Feedback zu ihren Erfahrungen vor, während und nach der Implementierung von OneStream gegeben.
Vor der Implementierung von OneStream gab es viele manuelle Verwaltungsaufgaben rund um HFM. Änderungen an den Metadaten und Regeln mussten geplant und alle mussten das System verlassen, bevor Änderungen vorgenommen wurden, was das Management von HFM erschwerte. Außerdem waren HFM-Updates zeitaufwändig und erforderten erhebliche Anstrengungen und Tests. In den wenigen Fällen, in denen Probleme Support erforderten, war der Prozess langwierig.
Die Implementierung von OneStream wurde dadurch erleichtert, dass die Administratoren von Anfang an in das Projekt einbezogen wurden. Sie konnten wertvolle Einblicke in die aktuellen Praktiken und die Gründe dafür geben, auch wenn diese nicht ideal waren. Administratoren konnten auch in das Design einfließen und OneStream auf praktischer Ebene durch das Projekt lernen. Auch hier war die frühe Schulung im Projekt äußerst vorteilhaft.
Die folgenden Schlüsselfaktoren wurden von mehreren Kunden als erhebliche Verbesserungen identifiziert:
1. Einfache und schnelle Updates: OneStream kann in nur wenigen Stunden aktualisiert werden und verursacht nur geringe Störungen.
2. Nachvollziehbarkeit von allem: Nutzer fordern oft Berichte und andere Daten an, um die Herkunft der Daten nachzuvollziehen oder Änderungen an der Anwendung zu sehen – Aktionen, die jetzt alle im Selbstbedienungsmodus über ein vorab geladenes Reporting-Dashboard erfolgen.
3. Einfache Überwachung und Wartung: Die Überwachung und Wartung der Anwendung ist viel einfacher mit Tools wie System Diagnostics, einem kostenlosen Tool aus dem OneStream Solution Exchange.
OneStream ist eine viel größere und leistungsfähigere Lösung als HFM. Trotz seiner eigenständigen Funktionalität war HFM noch immer eine komplexe, ältere Software. OneStream ist das beste seiner Art in der nächsten Technologiegeneration. Ganz zu schweigen davon, dass die Lösung kontinuierlich weiterentwickelt wird, mit Leistungsverbesserungen in jeder größeren Version. Diese Updates sind darauf ausgelegt, die zunehmenden Anforderungen der Unternehmen an ihre CPM-Software zu bewältigen, um mehr Wert aus den Daten zu schöpfen.
"Wir sind jetzt seit zwei Jahren live mit OneStream und es ist ohne Zweifel ein umfassend besseres Tool als HFM. Als Konsolidierungs- und FP&A-Tool ist es agiler, zuverlässiger und leistungsfähiger als HFM je war, mit Administratoren, Geschäftspartnern und Endnutzern, die einstimmig zufrieden sind.
"Als Plattform ist es praktisch nur durch die Vorstellungskraft des Unternehmens begrenzt – so sehr, dass OneStream das strategische Tool für Stora Enso geworden ist. Der Mehrwert für die Entscheidungsträger im Unternehmen kommt aus einer Vielzahl von Faktoren: schnellere Abschlüsse (durch verbesserte Leistung und weniger Ausfallzeiten für Serverneustarts, etc.), erweitertes Szenariomodellieren (benutzerdefinierte Dashboards und SML), Kostensenkungen (Migration von Reporting außerhalb des Konsolidierungstools in die OneStream-Plattform), einfache Updates, die OneStream mit einem dedizierten Projektmanager unterstützt, und insgesamt verbesserte Prozesse und Benutzeroberflächen.“
Alexander Harder – OneStream Administrator – Stora Enso
Der Implementierungspartner
Aus der Perspektive eines Implementierungspartners gibt es einige gemeinsame Faktoren in Projekten, die direkten Einfluss auf den Erfolg haben, wenn HFM durch OneStream ersetzt wird:
- Eliminierung von Prozesseffizienzen: Der Wechsel zu OneStream ist der ideale Zeitpunkt, um Prozesseffizienzen anzugehen. Während OneStream jede Art von Prozess unterstützen kann, wird die Identifizierung und Beseitigung von Schwachstellen zu größeren Vorteilen führen.
- Unterschätzung des Change Managements: Ohne effektives Change Management kann Widerstand gegen die Implementierung entstehen. Unterstützung von Schlüsselpersonen ist entscheidend, ebenso wie die Einbeziehung der Nutzer in den Prozess und das Erklären der Vorteile, um Akzeptanz zu erreichen und den Wandel positiv zu gestalten. Eine effiziente Nutzung der Unternehmenszeit ist ebenfalls wichtig – Menschen sind beschäftigt und möchten helfen, haben aber auch andere Verpflichtungen.
- Zusammenarbeit mit Experten: Die Einbindung des Geschäftsbereichs ist entscheidend für den Erfolg, daher ist die Zusammenarbeit mit Experten im Unternehmen wichtig. Es sollte sicherstellen werden, dass dedizierte Ressourcen zur Verfügung stehen, deren Positionen bei Bedarf ersetzt wurden, um sicherzustellen, dass das notwendige Wissen für den Erfolg des Projekts schnell verfügbar ist.
- Sicherstellung der Design-Simplizität: Im Design sagt man oft, dass Perfektion nicht erreicht wird, wenn nichts mehr hinzuzufügen ist, sondern wenn nichts mehr zu entfernen ist. Die Einführung eines einfachen, aber flexiblen Designs wird zukünftige Nacharbeiten vermeiden. Andererseits garantiert die Anpassung bestehender Elemente fast immer zukünftige Nacharbeiten.
- Vorbereitung und Planung: Die Vorbereitung sollte bereits vor dem Wechsel zu OneStream beginnen, indem das Ergebnis visualisiert, Schwachstellen identifiziert, notwendige Änderungen angesprochen und die beteiligten Personen festgelegt werden. Der Prozess, die Menschen, die Daten und die Technologieänderungen sollten alle berücksichtigt werden. Diese Schritte stellen sicher, dass das Design für das Unternehmen funktioniert und die Implementierung auf Erfolg eingestellt ist.
Fazit
OneStream beseitigt viele der Einschränkungen von HFM und bietet eine moderne, skalierbare Architektur. Mit OneStream können Organisationen mehr Daten mit höherer Granularität verarbeiten, ohne die Leistung zu beeinträchtigen. Vorgefertigte Lösungen können ebenfalls ohne zusätzliche Kosten hinzugefügt werden, wodurch die Funktionalität erweitert wird, einschließlich spezialisierter Planungsmodulen (z. B. Personalplanung).
Gartner hat OneStream aus gutem Grund drei Jahre in Folge als Leader im Magic Quadrant Report ausgezeichnet. OneStream ist führend bei der Implementierung von Künstlicher Intelligenz (KI) mit Sensible ML, das Unternehmen hilft, mit größerer Genauigkeit zu planen und mehr Funktionalität zu gewinnen. Früher unterstützte Technologie die Finanzprozesse. Jetzt treten wir in eine Phase ein, in der Technologie, insbesondere KI, diese Veränderungen vorantreibt. Da ältere Technologien wie HFM neue Technologien wie KI nicht integrieren können, laufen Nutzer Gefahr, abgehängt zu werden, während sich die Welt weiterentwickelt.
Nutzer, die sich entscheiden, von HFM auf OneStream umzusteigen, werden den Prozess durchlaufen, um herauszufinden, was die Plattform zu bieten hat. Sie bietet wirklich unbegrenzte Möglichkeiten, die mit dem Unternehmen wachsen werden.
Mehr erfahren
Wenn Sie bereit sind, den Schritt von HFM zu OneStream zu machen und Ihre Finanztransformation zu starten, besuchen Sie onestream.com und fordern Sie noch heute eine Demo an!
