Modernisierung der globalen Finanzkonsolidierung

Als Technologiepartner für die Lebensmittel-, Futtermittel- und Mobilitätsindustrie hat sich Bühler verpflichtet, bis 2025 skalierbare Lösungen bereitzustellen, die den Energie- und Wasserverbrauch sowie den Abfall in den Wertschöpfungsketten seiner Kundinnen und Kunden um 50% reduzieren. Als Schweizer Familienunternehmen mit einer 164-jährigen Geschichte ist Bühler in über 140 Ländern der Welt tätig und betreibt ein globales Netzwerk von 105 Servicestationen, 30 Produktionsstätten sowie Anwendungs- und Trainingszentren an 25 Standorten.

„Die Implementierung von OneStream hat den Monatsabschlussprozess wesentlich effizienter gemacht. Mit HFM lag die Verantwortung für kritische Aufgaben beim Konsolidierungsteam, was oft zu Engpässen und einer hohen Arbeitsbelastung führte. Dank der Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit von OneStream konnten verschiedene Prozesse automatisiert und vereinfacht werden, wodurch sich die Supportanfragen deutlich reduziert haben.“

- Luciana Circelli, Consolidation Application Expert, Bühler AG

1. Ersetzen eines veralteten Systems

Bühler AG, ein weltweit führendes Schweizer Unternehmen für innovative Lösungen in der Lebensmittel- und Futtermittelindustrie sowie Advanced Materials (AM), stand vor der Herausforderung, die bereits seit 2009 für die Finanzkonsolidierung von weltweit rund 90 Unternehmenseinheiten eingesetzte Software Oracle Hyperion Financial Management (HFM) abzulösen.

„Einmal monatlich, in den ersten fünf Arbeitstagen, lieferten uns die 90 Unternehmenseinheiten ihre Reporting Packages. Zum Teil kamen die Daten in Form einer manuell erstellten Excel-Datei oder direkt als SAP-Datenextrakt, denn die grösseren Einheiten arbeiten mit SAP S/4 HANA.“ Die Daten wurden dann im Finanzmanagementsystem konsolidiert und für verschiedene Berichte wie dem jährlichen Geschäftsbericht zur Verfügung gestellt.

„Mit Hyperion waren wir eigentlich zufrieden. In den vergangenen Jahren gab es jedoch vermehrt Performance-Probleme. Diese führten teilweise dazu, dass sich die Finance Community nicht mehr einloggen konnte, wodurch viel Zeit verloren ging.“

- Luciana Circelli, Consolidation Application Expert, Bühler AG

Ausserdem waren die Möglichkeiten der Datenextraktion in HFM limitiert, was eine Weiterverwendung der konsolidierten Daten in anderen Analysetools (z. B. Power-BI) erschwerte. Ein weiterer wesentlicher Faktor für die Migrationsentscheidung war darüber hinaus, dass Oracle die verwendete On-Premise-Lösung von HFM nicht mehr weiterentwickelte und stattdessen den Fokus auf Cloud-Lösungen legte. Da Bühler zu diesem Zeitpunkt aus verschiedenen Gründen noch nicht bereit war, auf eine Cloud-Lösung zu wechseln, musste das Unternehmen eine Alternative finden.

2. Neue Technologie und Funktionalität

Bühler führte einen umfassenden Evaluationsprozess zur Auswahl einer geeigneten HFM- Alternative durch. Die Steuerung übernahm ein Lenkungsausschuss aus den wichtigsten Stakeholdern und Entscheidungsträgern. Zu diesem gehörten unter anderem der CFO, der Head of Group Controlling, der Head of Group Accounting, der Head of Process and Project Management, der Head of HR Processes and Applications sowie ein IT-Projektmanagement-Spezialist, der auch die gesamte Konzeptionsphase eng begleitete.

Unter den evaluierten Finanzmanagement-Tools, die sich allesamt als fortschrittlich und leistungsstark erwiesen, setzte sich OneStream als Spitzenreiter durch. Ausschlaggebend war nicht nur die umfassende Funktionalität der Lösung, sondern vor allem die technologischen Merkmale einer einheitlichen Plattform für Konsolidierung, Planung, Berichterstattung und Analyse. Dadurch entfällt der Bedarf an mehreren separaten Systemen und es wird eine durchgängige Datenintegrität gewährleistet. Die Plattform bietet eine erweiterbare Dimensionsstruktur, die es ermöglicht, unterschiedliche Geschäftsanforderungen in einer einzigen Anwendung abzubilden – ohne dass mehrere Anwendungen oder komplexe Workarounds mit umfangreicher Datenintegration erforderlich sind.

OneStream bietet darüber hinaus robuste Integrationsmöglichkeiten mit anderen IT-Lösungen, so dass beispielsweise Daten aus SAP-Systemen nahtlos übernommen werden können. Dadurch können Unternehmen SAP-Daten in Echtzeit für die Konsolidierung, Planung und Berichterstattung in OneStream nutzen, ohne dass redundante Daten bei der Integration gepflegt werden müssen.

„Für die IT war OneStream die Lösung, die am besten zu unserem Setup passte. Für mich war die Flexibilität entscheidend. Damit ist sichergestellt, dass wir sowohl aktuelle als auch zukünftige Anforderungen abbilden können.“

- Luciana Circelli, Consolidation Application Expert, Bühler AG

3. Eine Plattform im Verantwortungsbereich der Finanzabteilung

Durch sorgfältige Projektorganisation und -planung verfolgte Bühler einen schrittweisen Implementierungsansatz, indem wichtige Meilensteine priorisiert und regelmäßige operative Überprüfungen koordiniert wurden. Das Go-Live verlief reibungslos und der notwendige Wissenstransfer war durch eine fünftägige Fernschulung für Administratoren für OneStream und eine enge Projektunterstützung durch den Implementierungspartner effizient.

„Die geleistete Unterstützung hat entscheidend zum Projekterfolg beigetragen“, betont Luciana Circelli. „Denn OneStream ist eine Lösung, die viel mehr Potenzial hat als die bisherige Lösung, aber auch eine längere Einarbeitungszeit erfordert, um die vielfältigen Programmiermöglichkeiten zu verstehen“, so Luciana Circelli weiter. Um den First-Level-Support für die Anwender in der jeweiligen Region zu gewährleisten, wurden durch interne Schulungen regionale Power-User ausgebildet.

Eine Funktion von OneStream, die von allen Finance-Mitarbeitern geschätzt wird, ist die Möglichkeit, Informationen neu zu laden. Dadurch konnte der Supportbedarf erheblich reduziert werden. „Es kommt vor, dass versehentlich Daten aus dem Vormonat hochgeladen werden oder das Änderungen, die ein erneutes Hochladen erfordern, gemacht werden“, erklärt Luciana Circelli. „Früher war das zentrale Konsolidierungsteam für das Zurücksetzen der Daten verantwortlich. Dies war insbesondere aufgrund der verschiedenen Zeitzonen mit sehr hohem Koordinationsaufwand verbunden. In OneStream kann jeder Benutzer selbstständig einen Reload auslösen. Die Anwender können flexibel entweder die gesamte Bilanz oder nur einzelne Konten aktualisieren.“

Diese Möglichkeit erlaubt es den Benutzern auch, die verschiedenen Funktionen und Möglichkeiten von OneStream zu testen, ohne irreversible Fehler befürchten zu müssen. Wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert, können sie die Daten ohne grossen Aufwand neu laden und zum Ausgangspunkt zurückkehren.

„Mit dem vorherigen Tool lag die gesamte Supportverantwortung beim zentralen Konsolidierungsteam. Während des Monatsabschlusses musste viele Anwenderfragen aus verschiedenen Zeitzonen ad-hoc beantworten werden. Dies war insbesondere deshalb eine Herausforderung, weil die HFM Inputdaten aus unterschiedlichen Quellsystemen stammen und somit je nach Quellsystem unterschiedliches Wissen notwendig war. Im neuen Setup kümmern sich nun in jeder Region zwei Power-User um den Support und lediglich komplexere Detailfragen bedürfen der zentralen Unterstützung.“

- Luciana Circelli, Consolidation Application Expert, Bühler AG

4. Vereinfachung des Komplexen

„Die Implementierung von OneStream hat den Monatsabschlussprozess wesentlich effizienter gemacht“, sagt Luciana Circelli. „Mit HFM lag die Verantwortung für kritische Aufgaben beim Konsolidierungsteam, was oft zu Engpässen und einer hohen Arbeitsbelastung führte. Dank der Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit von OneStream konnten verschiedene Prozesse automatisiert und vereinfacht werden, wodurch sich die Supportanfragen deutlich reduziert haben.

„Darüber hinaus bietet OneStream die Möglichkeit, komplexe Arbeitsschritte, die früher durch das zentrale Konsolidierungsteam durchgeführt werden mussten, so zu vereinfachen, dass grundsätzlich jeder User diese selbständig per Knopfdruck initiieren kann.“

- Luciana Circelli, Consolidation Application Expert, Bühler AG

OneStream ermöglicht es, für jede Unternehmenseinheit einen massgeschneiderten Prozess aus verschiedenen Schritten für den Monatsabschluss zu definieren. So können für grössere und komplexere Unternehmenseinheiten umfassendere Pakete für den Daten-Upload definiert werden, während für kleinere Einheiten weniger Schritte vorgesehen sind, um den Prozess zu vereinfachen und möglichst effizient zu halten. „Auch das Feedback unserer weltweiten Finanz-Community ist sehr gut. Sie finden die Benutzeroberfläche verständlich und einfach“, fügt Luciana Circelli hinzu.

Ein wichtiger Mehrwert für Bühler ist das leistungsstarke System und die Performance. Die einzelnen Arbeitsschritte (z. B. Konsolidierung) sind deutlich schneller und das System ist generell stabiler. „In unserem alten System kam es zum Beispiel bei Intercompany-Reports regelmässig zu Systemabstürzen“, ergänzt Luciana Circelli. „Mit OneStream sind solche Abstürze Geschichte.“

Bühler wird in Zukunft auch von der Integration von OneStream mit anderen Software-Tools profitieren. Die Plattform lässt sich technisch nahtlos an ERP-Systeme, BI-Lösungen etc. anbinden. Diese Integration könnte es Bühler in Zukunft ermöglichen, Finanzdaten aus allen Unternehmensbereichen zu konsolidieren und mit operativen Daten zu verknüpfen.

„Wir wollen den Datenfluss zwischen SAP S/4 HANA und OneStream so vollständig wie möglich automatisieren. Darüber hinaus ist geplant, die Drill-Back- und Drill-Through-Funktionen von OneStream zu nutzen, um Transaktionen im Detail zu analysieren und von aggregierten Daten in OneStream direkt auf die zugrundeliegenden SAP Daten zuzugreifen.“

- Luciana Circelli, Consolidation Application Expert, Bühler AG

Dadurch erhält Bühler einen ganzheitlichen Überblick über das Unternehmen und eine höhere Transparenz, was wiederum zu einer besseren Entscheidungsfindung führt.